Handelsgeheimen komen voor in alle industrieën en zijn een zeer waardevolle en praktische categorie intellectueel eigendom. Het verschil tussen handelsgeheimen en geregistreerde vormen van intellectueel eigendom zoals een patent of auteursrecht, is dat geregistreerd intellectueel eigendom een beperkte periode bescherming biedt terwijl handelsgeheimen oneindig bewaard kunnen blijven – mits het geheim daadwerkelijk geheim blijft. Een ander belangrijk verschil is dat technische informatie openbaar gemaakt moet worden als het als patent wordt geregistreerd, maar dat het vertrouwelijk blijft als het als handelsgeheim wordt beschermd. Een patent is meestal 20 jaar geldig, en na afloop van deze periode kan iedereen de gepatenteerde technologie vrij gebruiken. Een handelsgeheim kan daarentegen voor eeuwig bewaard blijven, zolang de beschermingsmaatregelen maar in stand worden gehouden.

Daar staat tegenover dat zodra een handelsgeheim bij het publiek bekend raakt, de bescherming niet meer kan worden teruggedraaid. Het belangrijkste in de bescherming van handelsgeheimen is dan ook voorkomen dat de informatie openbaar wordt.

Zoals in de meeste landen worden handelsgeheimen in China wettelijk erkend, en zijn er maatregelen die je kunt nemen als een geheim wordt gestolen.

Wat is een handelsgeheim?

Om als handelsgeheim te worden aangemerkt, moet informatie aan de onderstaande drie voorwaarden voldoen:

1. Onbekend bij het publiek – de informatie mag niet bekend zijn bij het algemene publiek of bij concurrenten.
2. Feitelijke of potentiële commerciële waarde – de eigenaar moet economisch gewin uit de informatie kunnen halen.
3. Beschermd en vertrouwelijk behandeld – de eigenaar moet maatregelen nemen om de informatie vertrouwelijk te houden.

Al deze drie elementen zijn onmisbare voorwaarden om onder de noemer handelsgeheim te vallen. Als je hiermee nog steeds niet zeker weet of iets een handelsgeheim is, is een eenvoudige maatstaaf of je zou willen dat je concurrenten beschikking over de informatie zouden hebben, of dat deze hen een concurrentievoordeel zouden geven. Een nauwere beschrijving van (mogelijke) handelsgeheimen is:

• Uitingen van ideeën die jouw bedrijf een concurrentievoordeel geven zoals een nieuw product, een innovatief bedrijfsmodel, een nieuw online concept etc.
• Specifieke kennis waaronder productie- en designtechnieken, recepten, werkprocessen, methodes voor kwaliteitscontrole en dergelijke
• Inzicht in de status van producten en diensten in ontwikkeling, bijvoorbeeld de verwachte datum waarop een nieuw product wordt gelanceerd of technische details over nieuwe producten en software.
• Waardevolle informatie zoals klantenbestanden, prijsinformatie, marketing strategieën etc.
• Andere informatie met commerciële waarde, zoals de kwaliteit van leveranciers, de kredietwaardigheid van klanten e.d.

Als je bedrijfsgegevens steelt…

Een praktijkvoorbeeld van hoe een handelsgeheim gestolen kan worden en van de gevolgen daarvan voor de dief, is de Chinese zakenman Chunlai Yang. In 2012 werd hij in de VS veroordeeld voor het illegaal downloaden van broncode gegevens van CME Group, het bedrijf waarvoor hij toen 11 jaar werkzaam was.  Yang was samen met twee Chinese zakenpartners van plan om een eigen bedrijf te beginnen in China, met de door zijn werkgever ontwikkelde software. Hoewel CME Group uiteindelijk geen feitelijke schade heeft geleden, werd een mogelijk verlies tussen de 50 en 100 miljoen US Dollar geschat, met inbegrip van de kosten voor het ontwikkelen van de software. Yang hangt nu een gevangenisstraf van maximaal tien jaar boven het hoofd. Door zijn computergebruik te screenen kwam CME Group er op tijd achter dat Yang in zes maanden tijd tienduizenden bestanden van het bedrijf kopieërde.

Yang is niet de enige Chinese zakenman die het niet zo nauw neemt met het gebruiken van de handelsgeheimen van zijn werkgever voor eigen gewin. Zo werd Hanjuan Jin in 2012 tot een gevangenisstraf van vier jaar veroordeeld wegens het stelen van technologie van zijn toenmalige werkgever Motorola. Jin werd in 2007 aangehouden op het vliegveld van Chicago met ruim duizend vertrouwelijke documenten, 30.000 dollar in cash en een ticket enkele reis naar China. De documenten die Jin bij zich had beschreven onder andere technologie voor een nieuw type telefoon. Jin was toen negen jaar werkzaam voor Motorola. Meer voorbeelden van diefstal van handelsgeheimen door Chinezen zijn hier beschikbaar.

Neem goede voorzorgsmaatregelen

Hoe kun je er als werkgever voor zorgen dat je er net zoals CME Group op tijd bij bent, zodat (Chinese) medewerkers jouw Nederlandse kennis niet stelen om er (in China) een eigen onderneming mee op te zetten? Allereerst: maak een lijst met alle handelsgeheimen binnen jouw bedrijf, en houd deze up-to-date. Daarnaast zijn een aantal eenvoudige maar effectieve maatregelen:

• Fysieke barrières: markeer gevoelige documenten met ‘vertrouwelijk’. Bewaar de meest gevoelige documenten in een kluis of berg ze na werktijd goed op. Daarnaast zou toegang tot ruimten waar gevoelige informatie wordt bewaard beperkt moeten worden tot alleen de medewerkers die deze toegang daadwerkelijk nodig hebben. Bezoekers dienen zich te melden en te registreren.
• Technische barrières: gebruik IT om gevoelige informatie te beschermen, door het gebruik wachtwoorden en codes. Zorg ervoor dat medewerkers niet gemakkelijk een USB-stick vol met waardevolle documenten mee kunnen nemen of deze documenten naar zichzelf kunnen mailen, door het gebruik hiervan aan banden te leggen. Houd duidelijk overzicht op het gebruik van bedrijfse-mail en het gebruik van (bedrijfs-)smartphones. Zorg ervoor dat het personeel zich duidelijk bewust is van wat hierin wel en niet is toegestaan.
• Contractuele barrières: neem duidelijke geheimhoudingsclausules en non-concurrentiebedingen op in alle contracten. Het is raadzaam om voor werknemers in China een tweetalig Engels-Chinees contract op te stellen, zodat een medewerker later niet kan zeggen dat hij de inhoud niet begreep. Ook in contracten met leveranciers en zakenpartners dienen dit soort clausules op te worden genomen. Eerder verscheen op China2025.nl een uitstekend artikel over het gebruik van contracten in China.

Wees daarnaast waakzaam en denk niet te licht over handelsgeheimen. De meeste bedrijven verliezen waardevolle informatie omdat ze er te gemakkelijk over denken.

Dit artikel werd op donderdag 27 februari gepubliceerd op China2025.nl, een crowdblog voor en door Nederlandse China professionals. Het blog heeft als doel om het Nederlandse China netwerk te stimuleren door ervaringen en kennis uit te wisselen. De artikelen die ik schrijf voor China2025 plaats ik ook op JudithinChina.com.