Een Nederlandse ondernemer die ik een aantal jaar geleden beroepsmatig tegenkwam, is een klassiek voorbeeld van hoe het mis kan gaan als iemand te gretig in de mogelijkheden die de Chinese markt biedt stapt. Deze ondernemer ging destijds enthousiast in op een zakenvoorstel van een Chinees bedrijf. Direct bij het eerste contact gaf dit bedrijf aan een grote order te willen plaatsen, met daarna regelmatige afname in het vooruitzicht als de kwaliteit zou bevallen. Om deze nieuwe relatie te bekrachtigen, werd de Nederlandse ondernemer uitgenodigd om naar China te komen om het contract te ondertekenen.

Eenmaal in China, bij de notaris waar het contract zou worden getekend, bleek dat van de Nederlander werd verwacht dat hij de notariskosten volledig voor zijn rekening zou nemen. Volgens de Chinese zakenpartner waren dit verplichte kosten bij het ondertekenen van een contract in China. In de ogen van de Nederlandse ondernemer ging het om een absurd hoog bedrag, daarnaast was hier eerder niets over gezegd. Toen hij weigerde de kosten meteen te voldoen en aangaf eerst na te willen gaan of dit bij een andere notaris wellicht goedkoper zou kunnen, bleef er van de aanvankelijke vriendelijkheid van de Chinese zakenpartner al snel niets meer over. Toen de Nederlander vol bleef houden en de kosten niet voldeed, werd hij zelfs gestalkt. Samen met een wel heel breedgeschouderde ‘collega’ wachtte de zakenpartner hem op in zijn hotel – niet in de lobby, maar voor zijn kamerdeur.

Deze ondernemer heeft eieren voor zijn geld gekozen en is halsoverkop terug naar Nederland ‘gevlucht’, zonder ondertekening van het felbegeerde contract maar met de schrik er goed in. Hij zal zich wel drie keer achter de oren krabben voordat hij opnieuw overweegt om in zee te gaan met een Chinese zakenpartner. En dat is jammer, want de meeste Chinese bedrijven zijn wel oprecht uit op langdurige samenwerking. Als je nieuwe zakelijke relaties iets rustiger en weloverwogener tegemoet treedt in plaats vanjezelf halsoverkop in het China-avontuur te storten, hoeft het helemaal niet slecht af te lopen. De eerste logische stappen daarin zijn:

• Ga niet blind af op een bedrijfsintroductie of het betrouwbare gezicht van een mogelijke zakenpartner, maar onderzoek het bedrijf in kwestie. Hoe lang bestaat het bedrijf, waar is het geregistreerd? Ga na wie de wettelijk vertegenwoordiger is en vraag om een kopie van de ID kaart van deze persoon.
• Vertrouw bedrijven die direct met een offerte akkoord gaan niet meteen. Onderhandelingen nemen in China meestal juist veel tijd in beslag. Reis bij twijfel niet naar China af, maar stel voor om de transactie op afstand af te ronden. Een contract kan ook per koerier worden verstuurd.
• Vraag naar het yíngyèzhízhào – het ‘business registration certificate’. Alle in China geregistreerde bedrijven hebben dit certificaat en als een mogelijke partner deze niet kan overleggen klopt er iets niet.
• Controleer de bedrijfsstempel van een Chinees bedrijf altijd. Contracten zijn in China pas rechtsgeldig nadat ze zijn gestempeld. Deze officiële bedrijfsstempels worden alleen afgegeven door het Public Security Bureau en hebben altijd eenzelfde lay-out. Klik hier voor een voorbeeld.
• Zorg ervoor dat betalingszekerheid contractueel wordt vastgelegd. Bijvoorbeeld door vooruitbetaling van het volledige bedrag of een combinatie van 50% aanbetaling en een letter of credit (L/C). Dit geldt tevens voor de verpakking en het vervoer van de goederen. Zorg dat hier geen onduidelijkheden over bestaan zodat je je recht kunt halen als er onverhoopt iets misgaat.

Vergeet tot slot niet dat wat in Nederland geldt overal ter wereld zo is: als iets te mooi lijkt om waar te zijn dan is het dat meestal ook.

Dit artikel werd op 19 juni 2013 gepubliceerd op China2025.nl, een crowdblog voor en door Nederlandse China professionals. Het blog heeft als doel om het Nederlandse China netwerk te stimuleren door ervaringen en kennis uit te wisselen. De artikelen die ik schrijf voor China2025 plaats ik ook op JudithinChina.com.